Khi nào nên tổ chức các sự kiện Gặp gỡ giao lưu ?

Gặp gỡ giao lưu là gì?

Gặp gỡ giao lưu là sự tiếp xúc, gặp mặt và trao đổi qua lại giữa hai hay nhiều đơn vị với nhau nhằm học tập, giải trí, hiểu biết lẫn nhau…, tăng cường hơn nữa mối đoàn kết hữu nghị giữa các đơn vị. Gặp gỡ giao lưu có rất nhiều hình thức thể hiện như: thông qua một kỳ trại, một buổi đấu bóng đá, bóng chuyền… tổ chức một sự kiện, một buổi công ty chuyên tổ chức hội thảo, trao đổi.

Cho dù hình thức sự kiện bạn muốn tổ chức được diễn ra như thế nào, để tạo ra một sự kiện gặp gỡ giao lưu thành công thì bạn cần chuẩn bị những kiến thức cơ bản. Có 3 thứ quan trọng nhất để tạo ra một chương trình sự kiện giao lưu thành công đó là Ý tưởng – Chủ đề (tên gọi) và Đối tượng. Nó sẽ giúp cho chương trình giao lưu phù hợp, đáp ứng được mục đích, yêu cầu đề ra và thu hút sự quan tâm của người tham dự.

Bạn có thể hoán đổi vị trí của những yếu tố trên cho nhau nhưng cần phải nắm chắc những câu hỏi sau

• Chúng ta tổ chức sự kiện chương trình này nhằm mục đích gì ?
• Chủ đề (tên gọi) như thế nào cho phù hợp ?
• Chương trình này dành cho ai ?

Xem thêm:

• Đâu là điểm nhấn sáng tạo khi tổ chức sự kiện?
• 10 ý tưởng sự kiện độc đáo dựa trên công nghệ hiện đại

Mục đích yêu cầu của cuộc tổ chức sự kiện gặp gỡ giao lưu

Sự kiện gặp gỡ giao lưu sẽ làm tăng quan hệ giữa các khách hàng, tạo điều kiện để đối tác hiểu và tăng niềm tin với dịch vụ dịch vụ của công ty. Một event gặp gỡ thành công sẽ mang lại nhiều lợi ích không chỉ cho hình ảnh của công ty mà còn là dịp vận để kích đẩy bán hàng. Do xuất phát từ khái niệm giao lưu nên người tổ chức sự kiện cần xem đây là dịp thực hiện các chức năng cụ thể của tổ chức mình.

• Chức năng giáo dục và rèn luyện: Ví dụ: Thông qua giao lưu, bằng hình thức thi đấu, tìm hiểu về một chủ đề nào đó,
• Chức năng giải trí, vui chơi: Ví dụ: Thông qua giao lưu, ta có thể lồng vào các hình thức: hát, kể chuyện, trò chơi sinh hoạt… tự tìm hiểu các mô hình hoạt động hay để học tập, tạo cho người tham dự sự hào hứng.

Ngoài ra, giao lưu còn để thực hiện nhiều chức năng khác như: mở rộng vòng tay bè bạn, tự tìm hiểu các mô hình hoạt động hay để học tập, tạo cho các thành viên trong đơn vị mình tính dạn dĩ, tự tin, tự chủ khi có dịp xuất hiện trước đám đông…

Các lưu ý khi tổ chức sự kiện giao lưu

1. Đối tượng cuộc giao lưu: 

Cần nắm cụ thể: số lượng bao nhiêu? Thành phần nào? Chia bao nhiêu tổ, toán? Chia theo từng đơn vị hay gộp nhiều đơn vị thành 1 tổ? Số lượng nam nữ có tương đồng không? Nam nhiều hay nữ nhiều? Tuổi? Đặc biệt là trình độ kỹ năng tổ chức hoạt động của các lực lượng có tương đồng không? Đây là điều quan trọng vì rất nhiều chương trình giao lưu không thành công do đối tượng không tương đồng về ngành nghề, tuổi tác, số lượng…

Đây là một công việc rất quan trọng, giúp bạn tránh khỏi những sai sót đáng tiếc trong quá trình tổ chức giao lưu. Người tham dự cũng sẽ rất hài lòng khi thấy bạn tỏ thiện chí bằng cách tìm hiểu trước về họ và tìm ra tiếng nói chung.

2. Thời gian giao lưu:

Nên nắm tổng thể thời gian có được là bao lâu: 2 giờ, 4 giờ, 1 ngày, 2 ngày…? Theo nguyên tắc hoạt động thì thời gian càng nhiều cường độ hoạt động càng ít. Thời gian có được của cuộc giao lưu là ngày hay đêm? Nếu là ngày thì nên xen vào các loại hình thể dục thể thao, tham quan, ngắm cảnh… nếu là đêm thì nên có các loại hình văn hóa văn nghệ… Khi phân bổ thời gian cần lưu ý các sinh hoạt khác như ăn uống, ngủ nghĩ, các sinh hoạt cá nhân.

3. Địa điểm giao lưu:

Có bao nhiêu địa điểm cần sử dụng, địa điểm trong phòng hay ngoài trời? Chỗ ngồi cho người tham gia thế nào? Âm thanh, ánh sáng? Trang trí? Thời tiết lúc giao lưu diễn ra? Có gì thuận lợi cần phát huy, có gì khó khăn cần khắc phục.

4. Hình thức quy mô cuộc giao lưu:

Hình thức, quy mô cuộc giao lưu thể hiện cụ thể ở nhiều góc độ: từ đầu đến cuối cuộc giao lưu; từ nội dung hình thức thể hiện đến số lượng người tham gia lẫn đại biểu đến dự.

Ví dụ: một sự kiện giao lưu sẽ cần người tham dự đăng ký trước bằng hình thức mua vé online tại Sansukien.com, vậy số vé tối đa, tối thiểu bán ra sẽ là bao nhiêu? Hình thức check-in như thế nào? Có sử dụng vé giấy hay chỉ sử dụng vé điện tử do Sansukien.com gửi qua Email?

5. Nội dung cuộc giao lưu:

Cần trả lời được các câu hỏi: trong chương trình giao lưu này nội dung nào để giáo dục, rèn luyện, giải trí, làm quen, để chúc mừng, để tự thể hiện mình, hình thức nào thể hiện các nội dung đó, hình thức có phù hợp với đối tượng.

6. Phương tiện phục vụ cho cuộc giao lưu:

– Phục vụ cho ăn, ngủ, nghỉ, đi lại (nếu có).

– Phục vụ cho các hoạt động: âm thanh, ánh sáng, bàn ghế, hội trường, hoa, nước uống, trang trí.

– Phục vụ cho các nội dung: vật dụng trò chơi, câu hỏi, đáp án, bảng điểm…

– Quà thưởng, quà lưu niệm…

7. Ban tổ chức cuộc giao lưu:

Dự kiến Ban tổ chức bao nhiêu người? Thành phần gồm có ai? Chia bao nhiêu bộ phận? Phân công nhiệm vụ gì cho mỗi bộ phận và cá nhân?…

8. Kinh phí:

Dự kiến tổng kinh phí bao nhiêu ? Có cần đơn vị tài trợ hay không? Để chuẩn bị tốt các nội dung trên cần phối hợp chặt chẽ với đơn vị tài trợ để cùng thỏa thuận. Tránh tự ý đề ra nội dung sau đó buộc các đơn vị tài trợ phải theo ý định của riêng đơn vị mình.

Điều gì làm nên thành công cho sự kiện giao lưu?

1. Lên ý tưởng kịch bản một cách sát sao nhất có thể

Sự kiện dù lớn hay nhỏ cũng cần chuẩn bị một kịch bản chi tiết về chương trình, bao gồm MC script, lịch trình, công việc cụ thể của từng bộ phận tham gia trong việc tổ chức sự kiện. Chẳng có gì là lãng phí thời gian khi bạn lập sẵn một chương trình chi tiết cho buổi giao lưu, có phân công trách nhiệm rõ ràng. Thông thường, một buổi giao lưu sẽ gồm các trình tự sau:

• Tuyên bố lý do, giới thiệu thành phần tham dự.
• Một vài trò chơi tập thể hoặc tiết mục văn nghệ để làm quen.
• Đi vào nội dung chính (tọa đàm, trao đổi, hoạt động thể thao, thi đố tìm hiểu…)
• Kết thúc. Có thể gút vấn đề, trao quà lưu niệm…

2. Người dẫn chương trình là người chủ chốt của sự kiện

Phải để người dẫn chương trình cùng tham gia vào việc xây dựng kịch bản vì như thế MC sẽ được nắm bắt ngay những nội dung đầu tiên và hiểu được vấn đề muốn nói. MC phải dành thời gian nghiên cứu kỹ kịch bản sự kiện. Không nên dồn hết mọi việc lên đầu người tổ chức sự kiện và MC chỉ là người giới thiệu lại chương trình, thì sự kiện sẽ bị cứng đơ, đôi khi một số tình huống phát sinh cần MC uyển chuyển thì lại không thể vì MC không nắm được kịch bản chương trình, MC không hiểu rõ vấn đề để truyền đạt.

Cần chọn một bạn có khả năng ứng biến linh hoạt, biết kỹ năng quản trò, hiểu biết rộng, có óc hài hước càng tốt để tạo không khí nhẹ nhàng, thoải mái cho mỗi người tham dự. Nên ưu tiên cho những bạn có uy tín hơn để dễ thuyết phục người nghe trong trường hợp có tranh luận.

3. Các yếu tố khác

– Thông báo trước nội dung giao lưu cho những người tham dự để họ có thể chủ động đóng góp ý kiến và tham gia tốt. Chẳng ai muốn đến một buổi giao lưu gặp gỡ mà không rõ mình sẽ “múa may” như thế nào trong đó.

– Sắp xếp một thời gian thật hợp lý cho buổi giao lưu, để hạn chế càng nhiều càng tốt những người đang ngồi trong cuộc mà không yên tâm vì những công việc đang bỏ dở.

– Xếp chỗ ngồi cho hai (hoặc nhiều hơn) đối tượng sẽ giao lưu là cả một nghệ thuật. Tránh trường hợp “phe” nào nói chuyện với “phe” đó, hoặc tệ hơn là mình “ta” bơ vơ giữa những người lạ hoắc. Đâu phải bạn nào cũng là một nhà ngoại giao!

– Lưu ý những tập tục, thói quen của địa phương để tránh phạm những sai lầm đáng tiếc. Nhưng cũng phải khéo léo từ chối những điều mà theo bạn không thật cần thiết.

– Tuyệt đối không tạo sự ganh đua nếu đó là một buổi thi đấu thể thao hoặc các trò chơi đối kháng. Chơi hết mình nhưng không được “ăn thua đủ” với đối tượng. Đó đâu phải là mục đích cuối cùng của chúng ta khi tham gia giao lưu, phải không?

– Cuối cùng, sau buổi giao lưu hãy cố gắng mời gọi đối tượng giao lưu cùng tham gia hoạt động với mình nếu có dịp thuận tiện.

Giao lưu là một hoạt động rất cần cần thiết và bổ ích cho các ban ngành, đoàn thể cũng như các doanh nghiệp muốn gia tăng doanh số bán hàng. Tổ chức thành công một sự kiện giao lưu vừa là tạo sân chơi tốt cho người tham dự, đồng thời, góp phần giáo dục nhân cách và mở rộng vòng tay bè bạn.

Đăng tin truyền thông sự kiện gặp gỡ giao lưu tại Sansukien.com