3 điểm cần lưu ý khi lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện


Bạn đang đắn đo, chưa biết lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện cũng như đơn vị cung cấp các hạng mục như âm thanh, ánh sáng, cơ sở vật chất để tổ chức một sự kiện vừa chuyên nghiệp vừa ấm cúng. Quả thât, việc lựa chọn được một địa điểm “đắc địa” nhất cho Event của mình, có nhiều yếu tố trong bài viết sau đây mà dân Event luôn phải cân nhắc thật kỹ.

Xem thêm:

#1 Tính phù hợp của địa điểm

Một trong những tiêu chí đầu tiên trong tổ chức event là chọn lựa địa điểm tổ chức phù hợp, thường sự kiện được tổ chức ở khách sạn hay trung tâm hội nghị. Ví dụ lễ vinh danh doanh nhân tiêu biểu hay lễ tuyên dương sinh viên tốt nghiệp thủ khoa ĐH, CĐ tổ chức tại trung tâm hội nghị là phù hợp, hay lễ Valentine tổ chức ở một cây cầu lãng mạn như cầu Ánh Sao ở Phú Mỹ Hưng sẽ tạo nên một không gian gây nhiều cảm xúc. Chính vì vậy, những ý tưởng sáng tạo để việc lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện góp phần đáng kể vào việc tạo ấn tượng với khách tham dự.

Hình ảnh 3 điểm cần lưu ý khi lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện - SanSuKien

#2 Số lượng khách tham dự

Một địa điểm tốt không nên quá rộng hoặc quá nhỏ mà phải phù hợp với số lượng khách tham dự. Nếu địa điểm quá nhỏ sẽ làm khách mời cảm thấy không thoải mái, chất lượng chương trình giảm, tuy nhiên nếu địa điểm quá rộng sẽ làm loãng không khí của sự kiện mà lại tăng chi phí thuê.

Bạn cũng nên cân nhắc cách thiết lập của sự kiện để định ra không gian phù hợp, ví dụ không gian tiệc ngồi thì diện tích trung bình tối thiểu phải là 1m2/người, tiệc buffet thì diện tích trung bình là 1.5m2 – 2m2/người, tiệc có kèm khiêu vũ thì không gian bình quân là 2.5m2 – 3m2/người.

Hình ảnh 3 điểm cần lưu ý khi lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện - SanSuKien

Từ các yếu tố trên, bạn có thể dễ dàng lựa chọn trung tâm tổ chức hội nghị – sự kiện có dịch vụ chuyên nghiệp, có không gian sảnh đón tiếp, phòng hội nghị với diện tích phù hợp. Hiện nay ở trung tâm Hội nghi – Tiệc cưới Capella Parkview có hệ thống sảnh với lối kiến trúc di động, rất linh hoạt nên bạn dễ dàng chọn lựa được diện tích phù hợp với số lượng khách thực tế.

#3 Khách tham dự là ai?

Việc lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện cũng phụ thuộc vào khách mời tham dự, nếu khách mời của bạn là những người sang trọng và giàu có thì nơi tổ chức event buộc phải là khách sạn hoặc các khu resort cao cấp với các dịch vụ kèm theo đạt chất lượng cao. Hay nếu khách hàng là trẻ em thì tổ chức ở công viên hay thảo cầm viên là phù hợp nhất.

Hình ảnh 3 điểm cần lưu ý khi lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện - SanSuKien

#4 Tính tiện lợi về mặt địa lý

Chọn lựa địa điểm tổ chức event không nên quá xa khu vực những người tham dự sinh sống, điều này tạo sự thoải mái và tiện lợi cho khách tham dự. Nếu bạn tổ chức hội nghị khách hàng ở khu vực Đông Bắc thành phố HCM thì nên lựa chọn một khách sạn, nhà hàng tiệc cưới, trung tâm hội nghị tại khu vực Gò Vấp, Bình Thạnh hay Phú Nhuận là lý tưởng nhất.

Hình ảnh 3 điểm cần lưu ý khi lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện - SanSuKien

#5 Điều kiện thời tiết

Luôn cân nhắc đến yếu tố thời tiết trước mỗi chương trình. Nếu bạn dự định tổ chức event trong mùa mưa hoặc những ngày lạnh thì event ngoài trời không phải là một ý tưởng hay, hãy cố gắng tìm kiếm địa điểm trong nhà nếu có thể nếu điều kiện tổ chức và chi phí cho phép.

#6 Tiện ích và dịch vụ đi kèm

Một event thành công phải đáp ứng được mọi mong muốn của người tham dự, khiến cho họ hài lòng ở mức cao nhất, do đó, không thể xem nhẹ các yếu tố hỗ trợ trong một event.

Kết

Ngoài những yếu tố chính bên trên, khi lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện, chúng ta cũng nên chú trọng đến bãi giữ xe, đậu xe cho khách mời tham dự cùng với các vấn đề an ninh nhằm đảm bảo sự an toàn tuyệt đối cho sự kiện.

Tham khảo: Capella Parkview